Funktionen
Alles, was zwischen der ersten Anfrage und der bezahlten Rechnung passiert.
Alle hier gezeigten Bildschirmfotos stammen aus der laufenden Software
Posteingang
Anfragen kommen an — und werden sortiert
GigOffice holt eure Mails per IMAP ab, direkt aus eurem bestehenden Bandpostfach. Ein Datum im Fließtext („am 14. Juni") wird erkannt und als Vorschlag markiert. Der Veranstalter wird automatisch angelegt und eingestuft: Privatkunde, Verein, Gemeinde, Agentur oder Location. Unsichere Einstufungen bekommen ein „bitte prüfen" — geraten wird nichts.
- Dreistufige Duplikaterkennung
- Anhänge sicher gespeichert
- Volltextsuche über Betreff und Text
E-Mail-Ansicht
Jede Nachricht mit ihrem ganzen Zusammenhang
Die Mail steht nie allein: Veranstalter, erkannter Termin, Verfügbarkeit an diesem Tag, verknüpftes Booking und Anhänge sind direkt daneben. Aus der Ansicht heraus antwortest du, legst ein Booking an oder erstellst ein Angebot.
- Antworten und Weiterleiten
- Booking mit einem Klick anlegen
- Anhänge herunterladen
Kalender
Kein Termin zweimal vergeben
Monats-, Wochen- und Listenansicht mit Statusfarben von der Anfrage bis zur Fixbuchung. Kollidiert eine neue Zusage mit einem bestehenden Termin, wird gewarnt — bevor zugesagt wird.
- Drei Ansichten: Monat, Woche, Liste
- Warnung bei Doppelbuchung
- Filter nach Status
Bookings
Jeder Auftritt mit allem Drum und Dran
Zeiten für Aufbau, Soundcheck, Beginn, Ende und Abfahrt. Adresse, Technikkontakt, Notizen, Mailverlauf, Aufgaben und Besetzung — alles am Auftritt statt verstreut.
- Statusverlauf mit Verlaufsprotokoll
- Verfügbarkeit der Mitglieder
- Smarte Event-Checkliste
Angebote
Vom Angebot zur Zusage
Angebot aus einer Vorlage erstellen, Positionen anpassen, als PDF erzeugen und direkt versenden. Der Status wird verfolgt: Entwurf, versendet, angenommen oder abgelehnt.
- PDF ohne externe Dienste
- Nummernkreis automatisch
- Nachfassen bei Stille
Bandmitglieder
Wer kann am 12. Juni?
Lege für jedes Mitglied einen eigenen Zugang an. Frage per Klick die Verfügbarkeit ab; die Musiker sagen in ihrem Bereich zu oder ab, mit optionaler Anmerkung. Musiker sehen dabei nur Termine und Aufgaben — nicht die Geschäftskorrespondenz und nicht die Gagen.
- Eigener Zugang je Mitglied
- Rollen mit abgestuften Rechten
- Passwort einmalig angezeigt
Veranstalter
Ein Adressbuch, das sich selbst pflegt
Jeder Kontakt mit Ansprechpartnern, Mailverlauf, bisherigen Auftritten und gebuchtem Volumen. Neue Veranstalter entstehen automatisch aus eingehenden Anfragen — inklusive Einstufung.
- Automatische Einstufung
- Mehrere Ansprechpartner
- Umsatz je Veranstalter
Finanzen
Was ist offen, was ist bezahlt
Gagen, Fahrt-, Technik- und Hotelkosten je Auftritt. Die Übersicht zeigt Jahresumsatz, offene Zahlungen und die Entwicklung über die Monate.
- Anzahlung und Restzahlung
- Offene Posten auf einen Blick
- Nur für Berechtigte sichtbar
Aufgaben
Nichts vergessen vor dem Auftritt
Aufgaben mit Fälligkeit und Zuständigkeit, verknüpft mit dem Auftritt. Die smarte Event-Checkliste meldet fehlende Angaben rechtzeitig — abgestimmt auf die Art der Veranstaltung.
- Automatische Aufgaben je Auftrittsart
- Erinnerungen per Cron
- Zuweisung an Mitglieder
Songarchiv & Setlists
Vom Repertoire zur Musikfolge
Das Songarchiv hält Titel, Interpret, Komponist, Verlag, Tonart, Tempo und Spieldauer fest. Daraus entsteht per Klick die Setlist für einen Auftritt: Songs einreihen, ziehen und sortieren, Pausen und Ansagen einfügen, die Tonart nur für diesen Abend abweichen lassen. Die Spielzeit wird laufend summiert. Für die Meldung an GEMA oder AKM kommt die Musikfolge als Tabelle heraus — mit Datum, Ort und Veranstalter aus dem Booking.
- Spielzeit automatisch summiert
- Hinweis auf fehlende Komponisten vor dem Export
- Musikfolge als CSV für GEMA/AKM
Kalender-Abo & Abwesenheiten
Die Termine dort, wo ihr ohnehin hinschaut
Jedes Mitglied abonniert den Bandkalender in Apple, Google oder Outlook — Änderungen erscheinen von selbst, ohne App-Aufruf. Urlaube und Sperrtermine werden je Mitglied hinterlegt; der Auftritt zeigt vor der Zusage, wer an diesem Tag nachweislich nicht kann.
- Persönlicher Abo-Link, jederzeit erneuerbar
- Sperrtermine je Mitglied
- Warnung am Auftritt, nicht erst danach
Vorlagen
Einmal schreiben, immer verwenden
E-Mail- und Angebotsvorlagen mit Platzhaltern für Name, Datum, Ort und Gage. Aus der Vorlage wird mit einem Klick eine fertige Nachricht.
- Platzhalter automatisch gefüllt
- Getrennt für Mail und Angebot
- Zentral pflegbar
Was die KI konkret für euch tut
Kein Schlagwort, sondern sechs Arbeitsschritte, die euch abgenommen werden.
Anfragen automatisch einordnen
Jede eingehende Mail wird gelesen und eingestuft: echte Auftrittsanfrage, Rückfrage zu einem laufenden Booking, Absage, Rechnung oder Werbung. Der Posteingang sortiert sich dadurch selbst.
Spart das tägliche Durchsehen des Postfachs.
Eckdaten herausziehen
Datum, Uhrzeit, Ort, erwartete Gästezahl, Anlass und Budget werden aus dem Fließtext gelesen — auch aus Formulierungen wie „am zweiten Samstag im Juni" oder „so gegen 200 Leute".
Das Booking ist mit einem Klick angelegt statt abgetippt.
Antwort im eigenen Tonfall vorschlagen
Die KI lernt aus euren bisherigen Antworten, wie ihr schreibt, und schlägt eine passende Antwort vor — mit den richtigen Terminen, Preisen und Rückfragen. Ihr prüft und schickt ab.
Antwortzeit von Stunden auf Minuten.
Preis vorschlagen
Aus euren eigenen abgeschlossenen Auftritten derselben Art wird eine Gage vorgeschlagen — mit Angabe, auf wie vielen Auftritten sie beruht. Der Wert wird berechnet, nicht geschätzt: Ab drei Vergleichsauftritten der mittlere Betrag, damit ein einzelner Ausreißer ihn nicht verzerrt.
Keine Bauchentscheidung mehr bei der Gage.
Fehlende Angaben erkennen
Vor jedem Auftritt wird geprüft, was noch fehlt: Ansprechpartner vor Ort, Strom, Bühnengröße, Anfahrt, Verpflegung, Übernachtung — abgestimmt auf die Art der Veranstaltung. Diese Prüfung läuft regelbasiert und ist in allen Tarifen ab Crew enthalten.
Keine bösen Überraschungen am Auftrittstag.
Nachfassen vorschlagen
Angebote ohne Antwort werden erkannt und ein Nachfass-Text zum richtigen Zeitpunkt vorgeschlagen — nicht zu früh, nicht zu spät.
Aus mehr Angeboten werden Zusagen.
Abschaltbar und ausfallsicher. Die KI ist im Auslieferungszustand deaktiviert und jederzeit abschaltbar. Fällt der Anbieter aus, läuft der Mailimport unverändert weiter — kein Arbeitsschritt hängt davon ab. Ein Monatsbudget begrenzt die Kosten.
Woran wir gerade arbeiten
Diese Funktionen gibt es heute noch nicht. Wir zeigen sie trotzdem, damit ihr wisst, wohin die Reise geht — und damit ihr uns sagen könnt, was zuerst kommen soll. Alle Erweiterungen sind ohne Aufpreis im jeweiligen Tarif enthalten, sobald sie fertig sind.
Probenplanung
Proben mit Terminabstimmung und Erinnerung an die Band — auf Basis der bestehenden Verfügbarkeitsanfragen.
Dateiablage
Aufnahmen, Rider, Fotos und Verträge am Auftritt ablegen und mit dem Veranstalter teilen.
Mehrere Formationen
Trio, Duo und große Besetzung getrennt verwalten, aber in einem Konto.
Etwas Wichtiges fehlt? Sag es uns — wir bauen nach Bedarf, nicht nach Bauchgefühl.
Kostenlos ausprobieren
Solo-Künstler zahlen dauerhaft nichts. Bands testen 14 Tage ohne Risiko.
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